by | Jan 17, 2022

La formulación de proyectos de mejora demanda un análisis previo y concienzudo de la organización, que permita identificar los problemas de la situación actual y los efectos que ellos generan. Con el resultado del análisis preliminar se plantean uno o más proyectos para dar solución a un escenario donde el usuario o cliente se está viendo perjudicado.
Como se sabe, los problemas, necesidades o carencias en una organización nacen en cualquiera de sus áreas o funciones. En el ámbito administrativo, por ejemplo, se manifiesta como errores, retrasos, diferencias en la información en contabilidad, finanzas, gestión de recursos humanos o logística; mientras que, en el ámbito operacional los problemas se manifiestan en el malestar del cliente (interno o externo), y se derivan de los procesos de producción de bienes o servicios. En cualquiera de los escenarios, es muy probable que se discuta si el problema encontrado es realmente el problema de fondo o si se trata de un efecto del problema principal.
Es común que en la etapa de análisis se planteen hipótesis y soluciones. Y es posible que la solución dé buenos resultados en el corto plazo; sin embargo, una vez implementada la solución y transcurrido el tiempo se advierte que en el largo plazo la afectación del problema o su manifestación se mantiene. Ante esta experiencia, es necesario contar con herramientas que permitan encontrar de manera práctica soluciones que nos acerquen a un mediano plazo exitoso.
Dentro de las herramientas mayormente usadas se tiene el árbol de problemas, los 5 porqués, la matriz de análisis de fallas y efectos, entre otros. Es importante señalar que con el producto de este análisis la organización estará en condiciones de encontrar con mayor certeza soluciones apropiadas, pues se podrá identificar las causas que generan el problema, señalar los efectos que ocasiona la existencia del problema, evaluar los impactos generados (tiempo-dinero), y finalmente obtener un bagaje de proyectos posibles.
Con la lista de proyectos de solución elaborada, en el siguiente paso, se debe responder la siguiente incógnita: ¿Cuál proyecto me conviene o cuál impacta de mejor manera en mi organización? Para responder esta pregunta es necesario tener presente dos conceptos que representan criterios de selección y/o priorización de proyectos: la cadena de valor y las restricciones del sistema.
De un lado, la cadena de valor es una secuencia de procesos que, a través de una serie de etapas, va agregando valor al bien o servicio que se va desarrollando con el objetivo de satisfacer las expectativas y necesidades de sus clientes y/o grupos de interés ; esto quiere decir que cualquier mejora realizada sobre esta secuencia de actividades afectará de manera directa y positiva a la percepción del cliente sobre el bien o servicio.

Por otro lado, las restricciones del sistema no son más que limitantes que impiden la obtención de un mayor rendimiento o eficacia del sistema en la búsqueda de su objetivo . Cabe señalar que este criterio es muy importante en tanto una organización no cuenta con recursos infinitos, por lo que se ve obligada a priorizar aquellos proyectos que generen un mayor impacto dentro de la organización.
Finalmente, y en consonancia con los criterios señalados, la importancia de la selección del proyecto debe de considerar satisfacer a dos clientes: al cliente interno, puesto que toda organización siempre debe buscar obtener una mayor eficiencia dentro de sus procesos y en el uso de sus recursos; al cliente externo mediante el cumplimiento de sus requerimientos y satisfacción de sus necesidades.

Ever García P.

Ever García Pantigoso es Consultor de Xperta desde el año 2018. Es Ingeniero Industrial de la PUCP, con estudios de maestría en Gestión Pública, gestión por procesos y mejora continua; además, cuenta con experiencia en empresas del sector minero, industrial, servicios y entidades del sector público.

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