En una oportunidad, en la primera reunión de control de un proyecto, el cliente me dijo: “hemos contratado un local de capacitación para que ahí nos brinden el taller de entrenamiento sobre la metodología de gestión de proyectos, comuníquense con ellos para ver el coffee break que ustedes asumirán”, pero la verdad, ese rubro no estaba incluido, y tampoco estaba excluido.
Algo similar ocurrió con otro cliente quien me dijo: “ustedes prepararían los datos de prueba del banco, nosotros sólo les facilitaríamos la data. Así lo ofreció el dueño de la consultora durante la venta”, pero resulta que este trabajo toma 1 mes al tratarse de la implementación de un ERP en un banco, y eso no se había precisado en el alcance del servicio.
Ambas situaciones se presentaron en proyectos gestionados con enfoque predictivo, y tuvieron origen en la definición del alcance del trabajo, que no fue clara ni acordada entre las partes.
El PMBOK® del PMI® en su sexta edición, incluye la “Matriz de Trazabilidad de Requisitos”, documento que se obtiene en el proceso Recopilar Requisitos y sirve de entrada a muchos procesos como Validar el Alcance, Controlar el Alcance, Realizar el Control Integrado de Cambios, Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto, entre otros. Esta matriz vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen; además, permite realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. En la sétima edición del PMBOK®, la matriz sigue siendo considerada como uno de los artefactos que probablemente se use en los dominios de Planificación, Entrega y Medición.
En la práctica, para organizar el control de definición o atención de requisitos, me ha resultado muy útil durante las reuniones internas, con el equipo de proyecto, o en las que participa el cliente, analizarlo frente a tres criterios: Prioridad, Estabilidad y Complejidad. Ellos se califican a través de su estado, que puede ser Alto (A), Medio (M) y Bajo (B).
En dichas reuniones, primero se filtran los requisitos con Prioridad Alta para no impactar negativamente las dependencias en el cronograma; luego, sobre el filtro obtenido se realiza una segunda selección: los de Estabilidad Baja, con el objetivo de saber por qué no se tiene bien definido aún el requisito y tomar acciones con el cliente por ser la fuente de información sobre el requisito. Lo mismo se realiza con los requisitos de Estabilidad Media buscando obtener tempranamente que todos los requisitos alcancen alta estabilidad. El ejercicio continúa con los requisitos de Prioridad Media y finalmente los de Prioridad Baja.
El atributo Complejidad sólo se trabaja sobre requisitos que ya tienen Estabilidad Alta, filtrando primero a los de más alta complejidad para validar que el responsable asignado del equipo realmente está avanzando al ritmo programado, y en caso de haber encontrado dificultad técnica, darle el apoyo necesario. Seguidamente se analizan los requisitos de Complejidad Media y Baja para confirmar que no se requiere apoyo técnico o que posiblemente requieran consultas menores entre los miembros del equipo y/o cliente.
Esta práctica en las reuniones de control del proyecto está enfocada al control del alcance, y resulta mucho más útil cuanto más grande es el proyecto, pues con decenas y cientos de requisitos, el Project Manager no debe perderse en el detalle de cada uno, sino que debe asegurar que todos los requisitos alcancen tempranamente un estado de Estabilidad Alta, que el equipo apropiado maneje la Complejidad Alta, y que se obtengan a tiempo los entregables que satisfacen los requisitos.
Finalmente, es muy probable que no vean esta matriz en proyectos con enfoque de desarrollo ágil o híbridos, sin embargo, los tres atributos de Prioridad, Estabilidad y Complejidad, pueden ser utilizados en las cuadrículas del Product Backlog, apoyando las actividades de creación, refinamiento, priorización y estimación.
Luis Mendoza Mondragón.
Luis Mendoza Mondragón es Consultor en Gestión de Proyectos, Procesos y PMO, y ha participado con Xperta desde el 2012. Es Ingeniero Industrial colegiado, MBA y Maestría en Gestión de Operaciones, con Post-Grado en Dirección de Proyecto y en Transformación Digital, certificado como PMP, PMI-RMP, Scrum Master (SMPC), Scrum Product Owner (SPOPC), Agil Coach (ACPC) y PMO-CP. Cuenta con experiencia en el diseño e implementación de proyectos tecnológicos, mejora de procesos y servicios, metodologías de gestión de proyectos, y gerenciamiento de Oficinas de Proyectos (PMO), en importantes organizaciones públicas y privadas. Es Instructor en técnicas y herramientas de gestión de proyectos.