Activo de conocimiento es un concepto poco conocido, de allí probablemente la escasa atención que reciben en muchas organizaciones, tanto privadas como públicas.
El activo de conocimiento se define como el producto obtenido por la aplicación de un conjunto de conocimientos y que produce beneficios a la empresa. Dicho de otra manera, es el output que las personas han producido o transformado como resultado de la aplicación directa de su conocimiento o expertise. Los beneficios que producen dichos outputs ocurren posteriormente, cuando son utilizados en los procesos de la empresa.
Los activos de conocimiento impulsan potencialmente el aprendizaje, pues son productos generados a partir de una realidad o práctica vivida. Sin embargo, para que sean utilizados por otras personas, debe adoptarse la infraestructura apropiada y los mecanismos de acceso para que el personal que tenga algún interés en ellos, pueda ubicarlos fácilmente y reutilizarlos.
Los activos de conocimiento se van creando por la propia dinámica de los equipos de trabajo en la organización. Una parte de los activos está presente en forma tácita mediante los expertos de los equipos, y otra parte importante se está produciendo en activos de conocimiento explícitos como son: planes, manuales, documentos de sistematización de experiencias, patentes, diseño técnico de productos, etc.
Hasta aquí queda claro que podríamos identificar algunos activos de conocimiento en nuestras empresas, sin embargo, es muy probable que no estén organizados ni registrados. Es necesario tomar acción para aprovecharlos.
El gran problema actual en las organizaciones es que no se gestiona el ciclo de vida de los activos de conocimiento, por lo que se desperdicia un enorme valor intangible que puede incrementar el valor total de las mismas. El ciclo de vida puede representarse como:
Ciclo de Vida de los Activos de Conocimiento
Los activos de conocimiento se generan, es el caso de manuales, documentos de buenas prácticas; o se adquieren, en cuyo caso los productos de consultoría, los estudios de mercado, son un ejemplo de ello.
Se dice que los activos son representados cuando han sido documentados, excepto en los casos de activos de conocimiento tácito, que es enteramente intangible y está en el “cerebro” de las personas. La representación debería implicar documentar el activo en una “ficha” con su información básica, esto permitiría más adelante poder efectuar una mejor gestión de los mismos. Lo que debemos preguntarnos es por qué si los procesos se documentan en “fichas de procesos” nadie tuvo idea de documentar los activos de conocimiento. Justamente ese punto es parte de la gran brecha de gestión que se tiene en muchas organizaciones, y es el principal descuido de los gerentes en relación a los activos que tienen a su cargo. ¿Qué pasaría si existe un nuevo método, una patente, que no se documenta, qué responsabilidad debería recaer sobre el gerente que no tomó acción para prevenir su protección?
Por lo general, se utilizan cuando se ejecutan los procesos, es decir, los activos de conocimiento están inmersos en los procesos y son los que finalmente dan valor a dichos procesos o permiten que se produzcan los bienes y/o servicios que van a ser vendidos.
Por ejemplo, si una empresa industrial del sector textil ejecuta su proceso de elaboración de una prenda de vestir, los trabajadores consultan el “manual” como guía para asegurarse que están tomando en cuenta la mezcla adecuada de insumos para la producción de dicha prenda. Una mezcla diferente puede llevar a producir un producto defectuoso. El “manual” es necesario y corresponde a un activo de conocimiento.
Como se puede deducir, existen varios activos de conocimiento en un solo proceso, si se hace un inventario de todos los procesos con todos sus activos, la relación debería ser amplia. ¿Nos hemos preguntado si estamos tomando conciencia de los activos que tenemos en la organización?, o si ¿tenemos identificados todos nuestros activos?
Los activos requieren mantenimiento cuando han quedado desfasados respecto al proceso o al ámbito que correspondan, por ejemplo, si el proceso productivo de la prenda de vestir ha cambiado por una mejora en el mismo, el “manual” requiere ser actualizado para que pueda seguir siendo útil para consulta del personal.
Los activos requieren renovación cuando han quedado totalmente obsoletos. En nuestro ejemplo, el “manual” de producción queda obsoleto si se ha hecho una reingeniería del proceso, por lo que tendrá que desarrollarse un nuevo manual.
La parte final del ciclo se presenta cuando el activo de conocimiento ya no es usado en el proceso, por diversas razones. En este caso conviene su retiro, dado que ya no se emplea; sin embargo sí se debe tener cuidado en guardar una versión del mismo (de la ficha que lo representa), como parte del historial de activos de conocimiento de la organización.
Como se puede apreciar, la gestión de este tipo de activos viene siendo subvaluada en la mayoría de las organizaciones. Gran parte de las tareas para gestionar los activos de conocimiento podrían ser realizadas en las áreas de planeamiento y desarrollo, pero están concentradas únicamente en los procesos, para los cuales incluso carecen de tiempo.
La buena noticia es que con la versión de la ISO 9001:2015, se ha incorporado una nueva cláusula que incluye la gestión del conocimiento como un requisito más de certificación (Cláusula 7.1.6). Es tiempo de modelar y capitalizar el conocimiento en las organizaciones, es tiempo de enfocarse y asegurarse que el conocimiento esté disponible para sus trabajadores, para que puedan finalmente explotar al máximo y producir mayor valor en beneficio de los clientes, trabajadores y accionistas.
Francisco Rodríguez Orbegoso
Consultor
Miembro y fundador de la Comunidad Iberoamericana de Sistemas de Conocimiento – CISC Perú; integrante del Panel Internacional de Expertos del “MAKCi Awards” (Most Admired Knowledge Cities) – The World Capital Institute & Teleos. Maestro en Ciencias, en Administración de Tecnologías de Información en el Tecnológico de Monterrey (México), Especialista Certificado en Gestión del Conocimiento por el Claustro del Centro de Sistemas de Conocimiento – CSC del Tecnológico de Monterrey (México); especialista en diseño de modelos de gestión y estrategias organizacionales, cambio organizacional, con más de veintitrés (23) años de experiencia en proyectos multisectoriales y multifuncionales.