by | Oct 14, 2020

Estamos viviendo una etapa muy dura económicamente y con alto riesgo sanitario, sin embargo, los últimos seis meses han sido también la mejor prueba para demostrar que sí se puede mantener las actividades esenciales en las instituciones y empresas del Estado, que sí es posible mejorar los procesos que generan servicios de valor para los ciudadanos, y que el Estado puede redimensionarse.

Es la oportunidad de pensar en la agilidad y fluidez que requieren los procesos, en los beneficios que brindan los sistemas de información que soportan las actividades, de confiar en las relaciones a través de medios virtuales y de llevar adelante implementaciones que cambian la forma de trabajo, desplazando zonas de confort por formas colaborativas; ello, sin tener que esperar que sea un cambio aceptado y adoptado, sino recurriendo a la necesidad de una alternativa que permita seguir operando.

Es tiempo de aprovechar las lecciones aprendidas por los cambios realizados en las formas de lograr objetivos, impulsados por una coyuntura que exigió decisiones antes postergadas, tales como simplificar, agilizar y automatizar procesos. Es tiempo de sincerar los niveles de productividad para redimensionar los aparatos administrativos, de identificar las actividades importantes y evitar controles innecesarios, de pensar cómo mitigar los principales riesgos y establecer nuevos medios para facilitar el acceso de los servicios del Estado.

Se han probado mecanismos de inclusión como los pagos de bonos a través del DNI, celular y billetera electrónica; se ha intensificado el empleo de robots para la atención de consultas por servicios públicos, se manejan firmas digitales, se realizan trámites en línea, entre otros adelantos. ¿No es bueno para todos? 

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Entonces, mejoremos lo que falta:

  • Adelgazar la burocracia eliminando tareas manuales de derivación de documentos al sustituirlas por accesos en paralelo a ellos a través de sistemas;
  • Incorporar perfiles de puestos que impulsen la meritocracia en el Estado, lo cual permite alentar a los buenos profesionales a participar en la actividad pública;
  • Trabajar la mejora de procesos con énfasis en la gestión de riesgos.

En este último punto, es importante la participación proactiva de profesionales de control interno en las propuestas de nuevos procesos de tal forma que exista un mismo criterio de valoración de riesgos, y así descartar el temor natural de los funcionarios públicos a ser sujeto de cuestionamientos por decisiones difíciles, es decir, que no sea un motivo disuasivo para quienes implementan estrategias y métodos que técnicamente generan beneficios a los ciudadanos.

Es necesario priorizar la mejora de los procesos logísticos que involucran decisiones del uso de recursos públicos para lograr la tranquilidad necesaria al eliminar pasos que hasta hoy se incrementan por verificaciones o controles que no agregan valor. Son pasos que sólo protegen las decisiones de funcionarios, traducida en la cantidad de sellos que otorgan una falsa percepción de seguridad, lo cual no implica calidad de los contenidos.

Es necesario que los responsables de las instituciones y empresas públicas tomen con entusiasmo y positivismo esta coyuntura, se suban a la ola y remen con fuerza y rapidez. ¡Por favor, háganlo en el corto plazo!, que todos los ciudadanos lo reconoceremos y agradeceremos. 

Dina Matos Iberico

Dina Matos Iberico

Gerente General

Maestría en Administración de Empresas en la Escuela Superior de Administración de Negocios ESAN- de Lima, PERU, especialización en Dirección de Proyectos y Operaciones. Gerente General de Xperta Gestión Empresarial SAC. Consultora con más de 25 años de experiencia profesional y con especialidad en gestión de proyectos en el sector público y privado, con énfasis en la dirección y administración de proyectos de reingeniería de procesos, rediseño organizacional y fortalecimiento de organizaciones.

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